In queste ultime settimane ognuno di noi si è ritrovato a scaricare e utilizzare nuove app e programmi per chiamare, fare video call e meeting interattivi con chi non si può più raggiungere fisicamente.
Gli strumenti per comunicare da remoto non sono una novità, essendo già da anni attivi; certo è che fino a poco fa si preferiva, dove possibile, l’interazione sociale fisica.
Sono disponibili molteplici linee guida su come gestire meeting da remoto in modo efficace; proviamo a sottolinearne alcuni aspetti insieme.
- Agenda
Avere chiari in partenza lo scopo del meeting, chi parteciperà, gli argomenti e di conseguenza le tempistiche. Queste sono regole generali per la preparazione di ogni incontro, ma ancora più importanti se si è connessi da remoto. Condividere l’agenda prima dell’incontro è un’altra buona regola, e aiuterebbe dare indicazioni delle modalità di interazioni disponibli così da chiarire sin da subito cosa aspettarsi. - Prove tecniche
Dato che per molti i programmi usati possono risultare nuovi, è bene fare una prova tecnica prima di confermare l’utilizzo di una piattaforma o un’altra, anche considerando le funzionalità disponibili e quelle di cui si ha bisogno. È da considerare anche il livello di conoscenza della tecnologia da parte dei partecipanti, che potrebbe aver domande tecniche di funzionamento durante l’incontro: cercate, dove possibile, di educare al funzionamento di nuove tecnologie off line, oppure raccogliere le difficoltà singole per risolverle in separata sede, senza interrompere la sessione per tutti. - Puntualità
Fondamentale sempre e comunque, in questo caso esige la preparazione alla connessione qualche minuto prima dell’inizio dell’incontro. - Team
Il numero di partecipanti può cambiare da due a migliaia. A seconda della numerosità si può optare per uno incontro/dibattito a voce oppure per una interazione supportata da pool o altri strumenti online. In ogni modo è importante creare un senso di appartenenza a un gruppo. Il linguaggio, attraverso la creazione di un vocabolario condiviso ; l’uso di avatar, per scandire visivamente il ritmo della discussione; favorire l’interazione con chi sta partecipando, per mantenere attiva l’attenzione e la motivazione. - Interazione personale
Questo il punto che più porta novità rispetto al passato. A scapito della dimensione fisica che viene a meno, ci sono diverse e nuove possibilità “connesione” : attraverso una telecamera non sono più le nostre scarpe o calzini a presentarci, ma i quadri che abbiamo appeso alle pareti dientro di noi. I visi sono in primo piano e i rumori di casa vengono condivisi con chi forse non verrà mai nella nostra città. Una domanda condivisa in questo periodo è: come possiamo usare questi nuovi elementi a “nostro favore”? - Applicazioni utili
In queste ultime settimane le applicazione per fare video chiamate e supportare le modalità di iterazioni da remoto si sono moltiplicate e arricchite di nuove funzionalità. A proposito si possono utilizzare la condivisione del desktop per condividere contenuti, chat di gruppo, lavagne condivise, pool per raccogliere velocemente una grande quantità di risposte e visualizzarli in forma grafica.
Ecco una prima lista di suggerimenti da cui poter partire per creare una più dettagliata guida che rispecchi anche le esigenze specifiche della tipologia e finalità dell’incontro.
Che altri suggerimenti vi vengono in mente? Fateci sapere che ne pensate: aspettiamo i vostri riscontri per continuare a esplorare nuovi trucchi del mestiere!