In questo periodo di grandi incertezze, come state organizzando le attività della giornata?
Molte aziende all’avanguardia negli ultimi anni hanno sviluppato un approccio “Agile”; con questa mentalità ci sono molti spunti che possono dare un contributo nella vita quotidiana di tutti noi. Vediamone insieme alcuni.
Un primo elemento caratteristico dei team agili è una riunione giornaliera, che di solito si svolge come prima attività della giornata, sempre alla stessa ora, in piedi, e dura massimo 15 minuti; tutti i membri del gruppo di lavoro sono chiamati a parteciparvi. Vista la breve durante dell’incontro, la puntualità è essenziale.
Questo è il momento di condivisione delle attività da parte di ogni partecipante attraverso tre semplici domande:
- Cosa ho fatto ieri?
- Cosa farò oggi?
- Ci sono ostacoli che rallentano o bloccano i miei progressi?
Durante l’incontro giornaliero non vengono discussi specifici problemi o soluzioni; questi vengono parcheggiati per approfondirli in specifici incontri, se necessario, coinvolgendo quindi solo le persone interessate.
A supporto della discussione durante l’incontro giornaliero, viene usato un cruscotto visivo, la così detta “lavagna”. Questa ha di base tre colonne principali: la lista della attività “DA FARE”, quelle che sono “IN CORSO” e quelle già concluse o “FATTE”. Eventualmente si può decidere di aggiungere ulteriori colonne, come ad esempio quella relativa a “NUOVE IDEE” o proposte, e quella della “CELEBRAZIONI”.
La “lavagna” è di solito appesa in un luogo visibile per tutti: svolge così una funzione di segnale visivo.
Per costruirla si possono usare magneti o ancora più semplicemente post-it colorati; si può definire insieme una legenda per cui, ad esempio, i colori rappresentano una diversa categoria di azioni da svolgere. Ogni post-it indica una singola “attività” e su di esso si può indicare le iniziali del responsabile dell’azione, il tempo stimato di lavoro e la data prevista di completamento.
I post-it vengono collocati nella colonna di riferimento della “lavagna” e durante l’incontro giornaliero si aggiornano gli stati di ogni attività. Anche l’orizzonte temporale può essere concordato, di solito le attività dovrebbero completarsi nell’arco di 2-4 settimane.
Oltre allo strumento fisico di per sé, ci sono regole da rispettare all’interno del gruppo, come per esempio incontrarsi una volta al giorno, e si crea un linguaggio proprio del gruppo come per esempio la legenda dei colori da utilizzare nella lavagna, le iniziali del responsabile, la definizione di “FATTO”, ovvero quando si può davvero considerare un’attività conclusa.
In questo modo si è costruito insieme un documento di comunicazione visiva semplice ed efficace. Chiunque può vederlo in qualsiasi momento e farsi un’idea immediata sulla situazione globale.
Anche nelle migliori organizzazioni, strumenti del genere aiutano le persone ad avere un’idea più chiara della situazione e a prendere decisioni in merito: ci sono attività che rimangono nella colonna “DA FARE” o “IN CORSO” per molto tempo? Ci sono attività che si sarebbe voluto fare e invece non si è riusciti? La colonna “IN CORSO” è sovraccarica? Qual è il colore predominante nel nostro cruscotto? Ci siamo ricordati di celebrare noi e i nostri successi?
Si innesca in questo modo una nuova modalità operativa che ha come obiettivo primario quello di aiutare a migliorare il lavoro del gruppo grazie al contributo di ogni membro.
In definitiva l’incontro giornaliero è una pratica che ci può aiutare nella crescita, insieme. E voi, sareste disposto a provarla?